每年一过国庆，我们的档期表就开始变红。11月、12月、次年1月这三个月，能占到全年企业会议量的四成以上。到了11月初还有客户来问“月底的年会能不能排”，我们只好实话说：好团队基本没了，剩下的要么加价，要么将就。
为什么提前4周都抢不到？因为优质的多机位摄像、导播、照片直播修图师，全行业就那么多熟手。他们不像设备能租，人是带经验的，一场千人年会换生手，现场翻车的概率高得多。所以大客户从年中就开始用“年框”把核心团队锁死，档期一长排，散户自然排不进。
我们给甲方三条建议。第一，锁档期先锁人，不是锁场地。很多甲方先订了酒店，回头找拍摄团队，结果团队那天满档，只能降配。倒过来：先和靠谱的影像团队敲定档期和人数配置，再订场地，主动权在你手里。
第二，能签年框就签年框。一年办三场以上活动的公司，年框通常比单场累计便宜一成多，更重要的是优先排期权。我们一个客户签了年框后，连突发的经销商大会都能在三天内调出完整团队，散户根本享受不到这个弹性。
第三，错峰办会。大家都挤12月底到1月，那你往11月中下旬或12月第一周挪，场地和团队都好谈，价格也更友好。我们观察过，同一家酒店同一档配置，12月20号前后的档期和12月5号前后，团队报价能差出一截。
还有个提醒：照片直播和短视频快剪的人力，年底比摄像还紧俏。因为这类活要求“散场前出图”，修图师得现场盯，一个人一天撑死两场。所以如果你的年会要照片直播，这个人力要单独提前锁，别以为跟着摄像团队一起排就行。
说白了，年底办会拼的不是预算，是提前量。现在就把明年上半年的重要档期摸一遍，和团队对一遍人，比到时候满世界找“还有谁有空”要稳得多。本文由摄行会议活动团队整理。
